6 Habilidades que todo administrador de edificio corporativo debe tener
El administrador de edificio corporativo, para tener éxito en el cumplimiento de sus tareas, debe ser práctico en manejar los recursos de los que dispone. Esto le permite entender su labor como un todo y no como simples actividades que se relacionan.
El administrador es una figura importantísima en el edificio corporativo, pues en su funciones recaen responsabilidades, tanto de gestión de recursos económicos como de recursos humanos, por lo que debe desarrollar ciertas habilidades.
¿Qué debe demostrar el administrador de edificio corporativo ante su comunidad?
Partiendo de la base de que el administrador del edificio corporativo es profesional en su proceder y en la ejecución de sus tareas, hay otras cualidades que debe demostrar.
El administrador debe ser garante del cumpliento de las normas establecidas en el edificio corporativo y actuar en correspondencia a la búsqueda del bien común y la convivencia sana de los miembros de la comunidad.
Excelente comunicación con el Consejo de Administración
El administrador tiene la obligación de rendir cuentas directamente al Consejo de Administración, que recordemos es un grupo de copropietarios, elegidos en Asamblea, para representar a toda la comunidad.
De la buena relación entre estos dos frentes, depende en gran medida, el buen funcionamiento del edificio corporativo, que incluye no solo la resolución de los requerimientos básicos, sino también del planteamiento de otras alternativas para mejorarlo.
La cordial relación entre el Consejo de Administración y el administrador es fundamental para el buen funcionamiento del edificio corporativo
El administrador de edificio corporativo debe procurar establecer canales de comunicación efectivos con el Consejo de Administración. Esto quiere decir que: la forma, por dónde y cuándo se comunica el mensaje tiene que ser tan importante como el mensaje en sí.
Puntualidad para los pagos
La puntualidad en los deberes de pago de los proveedores, tanto de servicios, como de bienes es la carta de presentación del edificio corporativo. El administrador está en la obligación de ponerlo en sus prioridades.
Acarrear deudas e incumplimientos de pagos es una falta aún más grave, en caso de presentarse por una mala administración de los recursos.
Pagar puntualmente le permitirá, además, poder hacer exigencias de mejores servicios a las empresas que lo prestan cuando así sea necesario. También evitar sanciones de las autoridades, de tratarse de pagos de expensas.
Tacto para los cobros
Aunque el cobro de los gastos comunes es una tarea habitual del administrador y los miembros de la comunidad entienden que es su deber, muchas veces se presentan situaciones incómodas para su finiquito.
Está de parte del administrador emplear estrategias para cobrar con empatía y que no se vea afectada la buena relación con el copropietario, a pesar de que este último pueda estar incurriendo en una falta.
Las buenas relaciones se construyen a través de la confianza y la educación, cobrar no debe ser vista como tarea incómoda o impetuosa, debe establecerse como una labor más que cumplir con profesionalidad.
Habilidad de comunicación y conciliación
Entre las más importantes necesidades humanas asume un papel especial el deseo del individuo de mantenerse informado, especialmente en los aspectos de la comunidad en la que se relaciona.
Un administrador exitoso debe ostentar la habilidad de la comunicación y la conciliación para adelantarse a ciertas situaciones que pueden evitarse manteniendo informada a la comunidad de lo que está sucediendo en el edificio corporativo.
Cuando todos los miembros de la comunidad reciben y disponen de suficiente información, además de canales para la retroalimentación, se puede garantizar la buena convivencia.
El administrador debe ser además una figura conciliatoria cuando se presenten conflictos entre miembros de la comunidad. Su comportamiento debe ser equilibrado para que las partes se sientan igualmente escuchados y beneficiados.
Conocimiento para administrar el presupuesto y los bienes
El mundo de la administración de edificio corporativo es bastante complejo. Requiere de administradores que sepan identificar oportunidades y amenazas presentes en el entorno y detectar los puntos fuertes y débiles que hay que reforzar o eliminar en los procesos para administrar.
Tener conocimiento de herramientas administrativas formales es fundamental para que el administrador pueda presentar resultados durante su gestión. Estas herramientas tienen que ser confiables, precisas y oportunas.
La administración de presupuesto y bienes requiere el conocimiento de herramientas formales que sean confiables y oportunas
Los resultados presentados tienen que ir, además, en concordancia con el presupuesto con el que se cuenta.
Poder de convocatoria
Para que el edificio corporativo pueda funcionar eficientemente debe existir un mínimo de consenso entre los copropietarios que hacen vida en él.
El administrador debe contar con destrezas para convocar a los copropietarios y promover su participación en las decisiones que los puedan afectar en el presente y en el futuro. Sí las decisiones se toman en conjunto se evitan inconformidades.
Porque ser administrador de edificio corporativo no es fácil
Son muchos los factores que debe tomar en consideración el administrador de edificio corporativo para llevar a cabo eficientemente sus labores. Generalmente son muchas y todas requieren de su atención.
Definitivamente la función de administrador no es fácil, pero con buena organización y echando mano de buenas prácticas es posible llevarla adelante con éxito.
No solo se trata de cobrar, generar recursos económicos, se trata también de establecer buenas y cordiales relaciones con los copropietarios y con quienes prestan servicios al edificio corporativo.
Planificar e ir ajustando en la práctica son clave para satisfacer las necesidades de la comunidad.
Conclusiones
Un administrador de edificio corporativo debe tener una serie de habilidades que le faciliten sus labores. No es un trabajo sencillo, pero implementar procedimientos e ir ajustándolos en el tiempo promoverán el buen funcionamiento del edificio corporativo.
La efectiva comunicación, no solo con el Consejo de Administración, sino también con los demás copropietarios y los prestadores de servicio y autoridades, es una de las habilidades que debe desarrollar el administrador para ser exitoso.
Presentar resultados a través de instrumentos confiables y seguir procedimientos para las actividades de cobro, pagos y administración del presupuesto también son destrezas de un administrador eficiente.
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